ZEIT-MANAGEMENT FÜR DUMME (1/2) | Sie selbst sind Ihr größter Zeitverschwender

„Der Mensch, der sagt, er habe schon seit Jahren wegen seines Engagements im Beruf keinen richtigen Urlaub nehmen können, war früher ein Idol. Heute schon ist er ein Idiot.“ (Ernest Dichter)

Nicht, dass wir uns falsch verstehen: „…für Dumme“ beruft sich auf die 1991 mit der Ausgabe „DOS für Dummies“ begründete und seinerzeit recht populäre Buchreihe, die Menschen mit einem leeren Kopf meint, also solche, denen spezielles Wissen fehlt. Das musste einfach vorab mal gesagt werden.

Stress gehört heute vielerorts schon fast genauso zum Beruf wie die Arbeit. In der Verwaltung stehen immer mehr Menschen unter dauerndem Zeitdruck und haben Angst, ständig nur noch zu reagieren und nicht mehr zu agieren. Der Stress präsentiert sich für diese Menschen immer öfter wie eine Fessel, die ihren Körper zunehmend einschnürt, ohne Chance, sich daraus befreien zu können. Wer seinen Stress aber wirksam bekämpfen möchte, der sollte fol­gendes anstreben:

– Besseren Umgang mit der zu erledigenden Arbeit,

– optimalere Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Zeit,

– mehr Freude an der Arbeit,

– weniger Überstunden und damit (natürlich)

– mehr Freizeit.

Dies heißt aber, die Bekämpfung des Stress nicht dem Zufall zu überlassen, sondern auftretende Probleme zu analysieren und systematisch anzugehen. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung ist es, den Streß so bewußt zu steuern, damit man sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. In diesem Kapitel werde ich versuchen, Ihnen Anregungen zu geben, den gewohnten Umfang mit der Zeit neu zu überdenken. Außerdem werden ausgewählte Techniken effektiver Arbeitsmethodik präsentiert.

„Zeit ist Geld!“ – diese Redensart wird immer wieder verwendet, wenn man Zeitverlust mit Geldverlust gleichsetzen will. Dabei ist Zeit nicht einfach Geld, sondern unterscheidet sich von Geld dadurch, daß die Zeit begrenzt und knapp ist und auch nicht vermehrt werden kann. Außerdem bringt Zeit keine Zinsen und kann auch nicht auf einem Sparbuch für später angespart werden. Damit Zeit, im wahrsten Sinne des Wortes, nicht nutzlos verrinnt, bedarf es eines disziplinierten Zeit-Managements.

Die Zeit der ruhigen Amtsstuben ist endgültig vorbei. In Zeiten in denen Lei­tende von Mitarbeitern verlangen mehr Tätigkeiten mit einem kleineren Mit­arbeiterstamm zu bewältigen werden logischerweise immer häufiger Klagen über Zeitmangel laut. Aber ob Sie es mir nun glauben oder nicht: Sie selbst sind Ihr größter Zeitverschwender. Oft erwischen Sie sich dabei, wie Sie plan­los Ihre Ziele zu erreichen versuchen und doch feststellen müssen, daß Sie wieder einmal den zweiten Schritt vor dem ersten getan haben. „Ah, werden Sie jetzt denken: Das meint er also mit ‚Zeit-Management für Dumme!“ – Eine gute Gelegenheit für mich, das (*) von der Überschrift zu erklären. Also:

(*) = Ich habe einen Apple Mac-Computer und als stolzer Viel-Nutzer war ich natürlich böse, als ich ein Buch sah, welches den Titel ‚DER MAC – EINE ERKLÄRUNG FÜR DUMME‘ sah. Aber dieses Buch gab mir soviele Tips, daß ich mir gegenüber nachher wirklich zugeben mußte, daß ich zuvor dumm ge­wesen war und zwar in der Beziehung, daß ich mir viel zuviel unnötige

Arbeit gemacht hatte. Denn: Ohne richtig zu wissen, was man will und wie man auf dem einfachsten Wege dazu kommt, hängt alles in der Luft; Zeit wird verschwendet.

Die notwendige Kontrolle, ob Ihnen so etwas bei Ihrer täglichen Arbeit schon passiert ist oder immer noch passiert, soll der folgende „Soll/Ist-Vergleich“ ergeben.

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Gibt es bei Ihnen mehr als fünf Differenzen zwischen Soll und Ist, sollten Sie unverzüglich Zeit-Management in Erwägung ziehen.

Wie jeder andere Mensch auf dieser Welt haben auch Sie jeden Tag jede Stun­de die gleiche Zeitmenge zur Verfügung: 60 Minuten pro Stunde und 24 Stunden am Tag. Bei dem einen zieht sich die Zeit aber zäh dahin – dem ande­ren zerrinnt sie zwischen den Fingern. Besonders wenn sich Leitende begeg­nen, werden Klagen über chronischen Zeitmangel laut. Die steigende Zahl von Aufgaben in der Verwaltung wirkt auf das Gefühl, keine Zeit zu haben, nur verstärkend. Andererseits sind viele Leitende, wie auch viele Mitarbeiter, mit ihrer eigenen Zeitplanung nicht zufrieden. Im kleinen Kreis gestehen sie dann, daß sie sich um die effektive Organisation ihrer Zeit noch keine richti­gen Gedanken gemacht haben. Oft heißt es dann: „Dazu komme ich vor lauter Stress überhaupt nicht!“. Und in stillen Stunden kommen dann Träume auf vom Lebenskünstler, der täglich acht Stunden wohlorganisiert arbeitet und trotzdem zu Hause gutgelaunt ist.

Die Psychologin Regula Schräder-Naef macht auf sieben sog. „Zeitfallen“ auf­merksam:

1. – Zeitvergeudung ist eine schwere Sünde!

In den Industriestaaten sind viele Menschen davon überzeugt, Zeit nützlich verbringen zu müssen. Dazu sagt aber Parkinson in seinem ‚1. Gesetz‘: „Arbeit pflegt sich so auszudehnen, daß sie jeden verfügbaren Zeitraum aus­füllen kann.“

2. – Nichts tun ist nicht erlaubt!

Viele Menschen hassen Untätigkeit, selbst in der Freizeit, und glauben,jede Minute füllen zu müssen. Diese Angst vor leerer Zeit kommt sicherlich auch von der Angst, sich dann evtl. mit sich selbst auseinandersetzen zu müssen. Davor scheinen sich viele nur durch intensive Geschäftigkeit schützen zu kön­nen.

3. – „Nein“ sagen, das darf nicht sein!

Dahinter steckt nichts anderes, als seine eigenen Bedürfnisse nicht ausdrücken zu können. Wer zum ‚Nein‘ unfähig ist, glaubt: immer mithalten, überall da­bei sein zu müssen, nichts versäumen zu dürfen. Wer glaubt, im Beruf immer in die Bresche springen zu müssen, trägt insgeheim den Wunsch nach Aner­kennung und Lob, fühlt sich jedoch überlastet und ausgenutzt.

4. – Kleckerzeiten bringen nichts!

Häufig wird die Zeit zwischen zwei Aktivitäten nicht genutzt, sondern ver­geudet. Natürlich brauchen wir für größere Aktivitäten zusammen-hängende Zeiten; darum sind aber die Klecker- oder Zwischenzeiten nicht automatisch sinnlos.

5. – Zeit darf nicht im voraus verplant werden!

Viele Menschen kommen sich bei der Zeitplanung wie eine Marionette vor,

also unfrei. Sie erklären dann, diese Art von „Freiheit“ bringe am Ende nur Zeitnot und Zeitdruck. Doch: Wer seine Zeit nach seinen Bedürfnissen plant,

schafft sich ein ausgewogenes Verhältnis von Arbeit, Freizeit und Entspan­nung.

6. – Vor Wichtigem muß erst schnell noch etwas Anderes erledigt werden!

Bei vielen Tätigkeiten wird viel kostbare Zeit für die Hauptarbeit verloren, nur weil der Anfangswiderstand nicht überwunden wird.

7. – Unser Zeitsinn täuscht die objektive Zeit!

Läßt uns die chronologische Zeit in Form der Uhr Rentabilität einer Aufgabe und Umfang der Leerzeiten messen, so irrt sich unser Zeitgefühl häufig. Wir können kürzere Zeitabschnitte schlecht schätzen. Ein angenehmer ereignis-rei­cher Abend scheint uns so schnell vergangen zu sein, bleibt aber doch gut im Gedächtnis haften und zwar besser als viele Wochen harter Alltag.

Schreiben Sie sich nun selbst auf ein Stück Papier auf, in welche der sieben Zeitfallen Sie schon einmal getappt sind. Markieren Sie dann mit einem Kreuz die Zeitfalle, die aus Ihrer Sicht für Sie am ehesten zutrifft. Damit haben Sie schon den ersten Schritt in Richtung Zeit-Management getan.

Setzen Sie sich dann am Ende eines Arbeitstages hin und notieren Sie sich alle Ursachen, durch die Sie heute in Ihrer Arbeit gestört wurden. Besonders wichtig sind die Ursachen, die Ihre Arbeit so unterbrochen haben, daß Sie sie erst mit einer größeren Zeitverzögerung wieder aufgenommen haben. Notie­ren Sie alles: Vom Gespräch über Fußball oder Mode bis hin zu Diskussionen oder dem kleinen Imbiss. Und vor allem: Seien Sie ehrlich gegenüber sich selbst und schieben Sie die Schuld am Zeitverlußt nicht auf andere, wenn Sie selbst der Zeitdieb sind.

Nur wenn Sie Zeitfallen und Zeitstörungen objektiv aufnotieren, können Sie gezielt eine Änderung (und damit einen Zeitgewinn) herbeiführen. Die Auf­zeichnungen führen Sie am besten während einer ganzen Woche lückenlos und selbstkritisch durch. Es ist sinnvoll, daß es sich bei der Arbeitswoche um eine typische Woche handelt, sodaß Ihre Aufzeichnungen Ihren normalen, durchschnittlichen Arbeitsanfall und Ihre „üblichen“ Zeitfallen und Zeitstö­rungen wiedergeben.

Geschrieben von und © 1993 – 1995 für Rainer W. Sauer / CBQ Verwaltungstraining