ZUKUNFTSMUSIK I | Die „Öffentliche Verwaltung 2020“ aus Sicht des Jahres 1995

„Die Norm der Zukunft werden Organisationen bilden, die sich hauptsächlich auf Information stützen. Es werden größtenteils Spezialisten in ihnen arbeiten, die ihre Leistung durch einen ausgeklügelten Informationsaustausch untereinander und mit Experten selbst steuern und regeln. Die Verwaltung der Zukunft wird die einer auf Information basierenden Organisation sein. Die herkömmlichen Dienststellen und Abteilungen werden als Hüter von Normen, als Schulungszentren und als Leitstellen für die Arbeitsverteilung dienen. Die Arbeit selbst wird hauptsächlich von aufgabenzentrierten Teams von Spezialisten erledigt.“ (Peter F. Drucker, 1991)

Vor drei Jahrzehnten hatte ich diese Vorstellung von der „Neuen Verwaltung“ in den 20er Jahren des 21. Jahrhunderts und ich schreib den Artikel für eine Personalrats-Zeitschrift:

Frau P. arbeitet beim Bauamt der Großstadt X. Ihr Arbeitsplatz ist die Bauverwal­tung; dort ist sie für die Berechnung und Anforderung von Straßenbeiträgen zuständig. An diesem Tag im Jahre 2020 geht sie in ihr Büro. Eigentlich wäre sie gestern mit ihrer Bürozeit drangewesen, aber der Abteilungsleiter hat für sie umdisponiert. P. geht nämlich nur noch zwei Tage in der Woche ins Büro und arbeitet an weiteren zwei Tagen zuhause. Die restlichen Wochenta­ge hat P. frei. – Aber alles der Reihe nach.

Im Jahre 2020 wird sich die meiste Verwaltungstätgkeit nicht mehr im Büro, sondern zuhause abspielen. Ein Büro-Sharing zwischen mehreren Mitarbeitern ist die Regel. Dies spart Büroräume und damit Kosten dort, wo sich die Preise in den letzten Jahren beständig nach oben entwickelt haben – im Immobilien­bereich. Jeder Mitarbeiter hat an „seinem“ Schreibtisch seine Schublade für persönliche Dinge und am PC-Netzwerk-Server sein virtuelles (= scheinbares) Büro mit eigenem Arbeitsbereich. Dieses virtuelle Büro ist jederzeit für ihn aufrufbar und enthält alle Angaben, die man früher in Akten gesammelt hat. Wenn er etwas diktiert, dann tut er dies direkt in den PC, dessen Spracher­kennungssystem alles wie eine Sekretärin aufschreibt. Und hat er dennoch et­was handschriftlich aufgeschrieben, dann setzt der Textinterpreter die Hand­schrift ebenfalls in Buchstaben, Worte und Zahlen um.

Ein spezielles Modul im Netzwerk-Server bereitet die Ar­beit und die Entscheidungen des Mitarbeiters vor, überprüft sie mit den etwa 50 digitalen Netzen anderer Verwaltungen mit dem es kommuniziert und schlägt die erfolgversprechensden Varianten zur Arbeitserledigung vor. Bevor die Ar­beitsergebnisse dem Abteilungsleiter vorgelegt (besser gesagt: über­spielt) werden nimmt das Expertensystem eine Überprüfung in Punkto Anfechtbarkeit und Widerspruchserfolg durch, korrigiert noch even­tuell un­klare Kausalitäten. „Ohne elektronische Hilfsmittel ist keine Verwal­tungsar­beit denkbar!“ – Das sagen alle, die in der Verwaltung arbeiten und den­ken mit Schrecken daran, dass doch noch irgendwann einmal das Server-System zusammenbre­chen könnte.

2020 ist die Verwaltung voll elektronisch organisiert, aber in der Ver­waltung arbeiten immer noch etwa 60 % der Beschäftigten aus den 1990er Jahren. Erst für die Mitte des 21. Jahrhunderts ist eine Reduzierung auf etwa 25 bis 30 % des Stands vom Ende der 90er Jahre angedacht. Doch zurück zu unse­rer Dame, deren vergangene Woche wie folgt aussah:

Montag, 27. Januar 2020: Freizeit mit der Familie /// Dienstag, 28. Januar 2020: Freizeit mit der Familie /// Mittwoch, 29. Januar 2020: Freizeit mit der Familie /// Donnerstag, 30. Januar 2020: Verwaltungsarbeit zuhause am PC /// Freitag, 31. Januar 2020: Arbeit im Büro /// Samstag, 01. Februar 2020: Verwaltungsarbeit zuhause am PC /// Sonntag, 02. Februar 2020: Arbeit im Büro

Frau P. kann aber auch an den Tagen, an welchen Sie eigentlich Freizeit mit der Fa­milie hätte, zuhause Teile ihrer Verwaltungsarbeit vorarbeiten und sich damit ein Arbeitszeit­guthaben schaffen um dann vielleicht im nächsten Jahr mehrere Monate Urlaub am Stück machen zu können. Gern gesehen wird das nicht, denn man­che Vorgesetzte sa­gen, man käme dann eventuell aus dem Arbeitsrhythmus her­aus. Demgegenüber argumentiert die Gewerkschaft, daß die ganzen Experten­systeme die längere Unter­brechung der Arbeit erträglich machen würden. Außerdem braucht man Zeitgutha­ben, denn eine andere Mitarbeiterin, Frau K., hatte aufgrund der Erkrankung ihres Kindes ein viertel Jahr nicht konse­quent zuhause Verwaltungsarbeit machen können und war mit ihrer Arbeits­zeit in Rückstand geraten. Nur das angesparte Zeitgutha­ben konnte sie vor fi­nanziellen Einbußen bewahren.

Zwei weitere Gruppen von Beschäftigten, die Zeitguthaben ansparen, gibt es. Die einen wollen ihre Zeitguthaben mit Beginn des neuen Jahres in Geldlei­stungen aus­geglichen haben (auch 2020 nennt man das: Überstunden machen!) die anderen wol­len früher in Ruhestand gehen und arbeiten so in 30 Arbeits­jahren bis zu 5 Jahren vor. Seit die Lebensarbeitszeit bei Männern auf das 70. Lebensjahr verlängert wurde und bei Frauen auf 68 Jahre, findet die letztere Variante immer mehr Befürworter, auch wenn die Gewerkschaften auf die ge­sundheitlichen Risiken hinweisen. Für jüngere Beschäftigte ist dies überwie­gend kein Thema.

Frau P. arbeitet bei sich zuhause übrigens genauso gut wie im Büro, denn sie sitzt dort am gleichen Multifunktions-Terminal (= Tastatur, Mi­krofon, Kopfhörer, Monitor) wie im Büro. Für die beiden Tage „Hausarbeit“ erhält sie von ihrer Verwal­tung eine Zulage, bekommt den PC gestellt und außerdem zahlt die Verwaltung den Teil der Kosten für den Anschluß an die Hochge­schwindigkeits-Datennetzwerke (EURO-ISDN-2020 oder: Daten-Autobahn), welcher auf die Nutzung durch/für die Verwaltungsarbeit entfällt. So ist Frau P. immer mit dem Bauverwal­tungsamt verbunden, wenn sie jemanden errei­chen will oder selbst erreicht werden soll. Die Ar­beitsziele werden via PC-Mail oder Bildkontakt überspielt; die Arbeits­er­gebnisse werden regel­mäßig an den PC-Server des Bauamtes überspielt. So kann auch der Ab­tei­lungsleiter se­hen, wie weit Frau P. mit ihrer Ar­beit ist; selbst wenn sie zu­hause arbeitet.

Im Rahmen ihrer Hausarbeit hat P. hat die Daten erfasster Grundstücke zu kontrollieren und hier eine Veranlagung zu Kommunalabgaben zu ver­anlassen. Hierbei hilft ihr das digita­lisierte Flurkartenverzeichnis, in wel­chem sie sich über die In-Line-Brille 3-Dimen­sional bewegen kann. Der auto­mati­sche Datenabgleich mit dem Grundbuchamt, dem Katasteramt und dem Ein­wohnermeldeamt hilft ihr beim Zusammenstellen der Grundstücke und der Eigentümer. Die Dokumen­tation der umzulegenden Straßen­bauarbeiten erhält sie von der Abteilung Tiefbau in der Regel via Server; diesmal aber be­kam sie sie direkt von der be­auftragten Consulting-Firma als Zuspielung aus deren Multimedia-Archiv. So kann Frau P. sogar die Videoaufnahmen von den Bau­arbeiten kontrollieren und evt. Baufehler feststellen. Bis zum 15. Fe­bruar hat sie die Umlage der Ko­sten zu veranlassen und sie denkt daran, daß sie vor 20 Jahren hierfür noch drei Monate Zeit und viel Handarbeit brauchte.

Abschließend sei festgehalten: P. ist mit ihrer Arbeit sehr zufrieden, auch wenn sie zweimal die Woche neben­beruflich noch für ein Ingenieurbüro arbeiten muss, um finanziell über die Runden zu kommen. Aber was soll man machen, wenn in der Verwaltung des Jahres 2020 die finanziell am wenigsten attraktiven Arbeitsplätze geboten werden. Aber: Ein fester Arbeitsplatz ist auch und gerade im Jahre 2020 fast schon Gold wert.

Der eben beschriebene Alltag der Frau P. im Jahre 2020 ist aus heutiger Sicht (Anmerkung: gemeint war das Jahr 1995) natürlich noch Fiktion und doch sind einige der beschriebe­nen „Tatsachen“ in der Verwaltung zu Beginn des 21. Jahrhunderts heute schon erkennbar und beleg­bar, etwa die Annahme, daß das Bauamt der Großstadt X. aus der Ab­tei­lung Bauverwaltung, der Abteilung Hochbau, der Abteilung Tiefbau und der Abteilung Wohnungswe­sen besteht. Dies hat zwar nichts mit „High-Tech“ in der Verwaltung zu tun, ist aber realistisch. Dies ist nachzulesen im Kapitel über das „Modell Offenbach“ (Verwaltungs-Strukturreform).

P. geht im Jahre 2020 nur noch zwei Tage in der Woche ins Büro und ar­beitet an weiteren zwei Tagen zuhause. In den Niederlanden war 1993 bereits jeder dritte Arbeitsplatz in einer öffentlichen Verwaltung ein Teilzeitarbeits­platz. Genauso wie die Einführung der Vier-Tage-Arbeitswoche bis spätestens im Jahr 2000 in der bundesdeutschen Verwaltung vorherseh­bar ist, wird es zum Büro-Sharing zwischen mehreren Mitarbeitern kommen. Denn schon heute leisten sich z. B. die meisten kommunalen Verwaltungen den Luxus von angemieteten Büro-Räumlichkeiten. Da aber die Kosten im Immobilien­bereich drastisch steigen, ist letztendlich die bessere Ausnutzung von verwaltungsei­genem Büroraum dringend notwendig. Auch kommen die Verwaltungen, die über viel eigenen Büroraum verfügen, nicht umhin, diesen Büroraum teilweise sogar vermieten zu müssen. Beim Computerher­steller IBM zum Beispiel ar­beiteten 1994 bereits mehr als 5.000 Mitarbeiter an ihrem mit dem Büro ver­netzten Computerarbeitsplatz zuhause mit Einsparungen an Perso­nal- und Büroko­sten von über 5 Mio. DM jährlich.

Weniger Büroraum für die gleiche Anzahl Beschäftigte bedeutet aber, daß Lö­sungen gesucht werden müssen, den Dienstbetrieb aufrecht erhalten zu kön­nen und trotzdem nicht jeden Büro mit sechs oder acht Mitarbeitern zu bele­gen. In den USA hat sich in den vergangenen Jahren das System der teilweisen außerbetrieblichen Arbeit (TABA) gebildet. Jeder Mitarbeiter schaut nur noch ein paar Mal pro Woche im Büro vorbei, erhält dann seine Instruktionen und kommuniziert für den Rest seiner Arbeitszeit per Computer und via Modem mit seinem Büro. Bei IBM „telependeln“ schon heute mehr als 5.000 Mitarbei­ter. Für Schreibkräfte hat sich das TABA-System bereits etabliert und in ande­ren Bereichen der öffentlichen Verwal­tung hat es sich ebenfalls bewährt.

PC-Netzwerk-Server mit virtuellen Arbeitsspeichern gibt es bereits heute vie­lerorts. Untersuchungen der Computerbranche (= NOVELL / SUN-Systems) gehen sogar davon aus, daß dieser Bereich des Computerwesens noch minde­stens bis et­wa 1998 boomen und zu dem Expansionsbereich der Computer­branche schlechthin werden wird. Die Vortei­le liegen auf der Hand: Die benö­tigten PCs sind vielerorts bereits vorhanden, gute Software kann relativ gün­stig für eine Vielzahl von Nutzern angeschafft werden und die Kommunika­tion mit anderen Netzen, d.h. ande­ren PC-Ser­vern und bereits heute im Auf­bau befindlichen Multi-Media-Archiven erleichtert den Briefverkehr und das Austauschen von Daten.

Gegen Ende der Neunziger Jahre sind die ersten leistungsfähigen und funkti­on­stüchti­gen Spracher­kennungssysteme für PCs angekündigt. Schnell wird auch hier der Anschaffungspreis fallen und das gute alte Diktiergerät und lei­der auch die gute alte (?) Schreibkraft werden damit ihren Zweck erfüllt ha­ben. Wenn man etwas diktiert, dann tut man dies direkt in den PC. Und Tex­tinter­preter für handschriftliche Aufzeichnungen gibt es schon heute; der APPLE-Newton Computer war zwar ein kommerzieller Flop, aber die auf ihn aufbau­enden Weiterentwicklungen waren der entscheidende Durchbruch.

Das Multifunktioins-Terminal aus PC, CD-Einheit und Fernseher ist schon deshalb keine Zukunftsmusik, weil es der Industrie neue Absatzmärkte eröff­net und die eigenen vier Wände zum Tor für die Welt werden läßt. Interakti­ves Tele-Shopping mit Fernsteuerung und Bildschirm, bei dem es möglich sein wird von zuhause aus die zu ordernde Ware im Regal des Versandhauses zu betrachten und zu prüfen wird bereits von den großen Versandhäusern vorbereitet. Geliefert wird umgehend; die Bezahlung erfolgt auf elektroni­schem Wege. Reisen wird man per Fernbedienung buchen und bezahlen kön­nen; der Arztbesuch könnte auch unter bestimmten Umständen entfallen. Weltumspannende Datenautobahnen sind heute bereits im entstehen.

Sich ständig perfektionierende Expertensysteme existieren seit Mitte der Achtziger Jahre und werden Mitte bis Ende der Neunziger Jahre einer breiten Nutzung zuge­führt werden können. Ursprünglich für bestimmte Wirtschafts­bereiche wie der Erdölbranche oder dem Rechtswesen entwickelt sammeln Expertensysteme Daten und Entscheidungen, analysieren selbst Fehlentschei­dungen und richti­ge Schlußfolgerungen und bereiten damit die Entscheidun­gen – auch und gerade der Verwaltung – vor. Ein Expertensystem schlägt die erfolgverspre­chensde Variante für den betreffenden Einzelfall vor zur Arbeits­erledigung vor. Bevor die Ar­beitsergebnisse dem Abteilungsleiter vorgelegt und korri­giert noch eventuell falsche Zusammenhänge. Das beschriebene JU­RIS-Sy­s­tem, eine Datenbank mit Gerichtsentscheidungen, gibt es auch schon seit Mitte der Achtziger Jahre. Keine Frage also: Bereits im Jahre 2000 wird die neue Verwaltung, um optimal arbeiten zu können, voll elektronisch organi­siert sein müs­sen.

Und auch eine weitere Fiktion des Jahres 2020 ist gar nicht so abenteuerlich: Die Funkverbindung von der Wohnung zum Büro. Wenn die TELEKOM und ihre Mitbewerber weiter so expandieren können, wie sie es gerne möchten steht uns nach dem Breitband und dem Glasfaserkabel für das Jahr 2000 eine neue Dimension ins Haus. Nach dem C- und dem D-Netz wird das E-Netz (für: EURO-ISDN-Funk) kommen und drahtlose Kommunikation aller Cou­leur ermöglichen. Dann wird die Verwaltung, bei welcher Frau P. arbeitet, ihr auch tatsächlich für die beiden Tage „Hausarbeit“ eine Zulage zahlen können. Und zusätzlich bekommt sie dann auch einen PC gestellt, damit Frau P. im­mer mit ih­rer Ver­waltung verbunden sein kann, wenn sie jemanden erreichen will oder selbst erreicht werden soll.

Selbst der automatische Datenabgleich mit anderen Datenbanken wie dem Grund­buchamt, dem Katasteramt (= Automatisiertes Liegenschaftsbuch/ ALB) und dem Einwohnermelde- oder Steueramt ist schon heute keine Zu­kunftsmu­sik mehr. Wenn alle datenschutzrechtlichen Vorbehalte und Hinder­nisse geklärt sind und die Lizenzen bezahlt wurden, kann munter ab­gegli­chen werden; d.h. anderswo an­gelegte Daten können von dort automa­tisch (per Software) übernommen werden und müssen nicht mehr selbst müh­sam ein zweites oder drittes Mal gesammelt wer­den.

Text und Ton, Grafik und Fax, Computerdaten und Fotos, Filme und Video­spiele – alles soll in der Zukunft über ein einziges, riesiges Netz zusammenlau­fen: Die multimediale Verwaltung! – Noch trennen uns Welten von diesem Ziel und doch wird es nur wenige Jahre dauern bis sie Realität sein wird. Ähn­lich war es bei der Einführung der PCs in Deutschland. 1982 startete IBM in Deutschland mit dem ersten PC; er enthielt einem INTEL 8086-Prozessor. Be­reits fünf Jahre später wurden PCs fast ausschließlich mit einem INTEL 286-Prozessor und damit hundertfach höherer Leistungsfähigkeit angeboten. Wei­tere fünf Jahre später eroberten PCs mit INTEL 486-Prozessoren Deutschland; damit war der PC bereits mehrere tausendmal leistungsfähiger als der erste PC zehn Jahre zuvor. Und heute stellen die PCs mit Risc-Oriented-Chips, den INTEL PENTIUM-Nachfolgern, mit meh­reren Millionen Rechenoperationen in der Sekunde die jährlich neuen Standarts.

Doch längst nicht alles, was sich zu­künftig rund um den Computer an­bahnt und letztendlich auch die Verwaltungsarbeit verändern wird, spart auch wirk­lich Zeit. Dies gab eine Studie des amerikani­schen Software-Herstellers SBT-Accounting Systems, die im WALL STREET JOURNAL vom Februar 1993 veröffentlicht wurde. So sind einige Tätigkeiten, wie die Einarbeitung in (im­mer wieder neue) Bedienungstechniken, wie auch die Wiederherstel­lung ver­se­hentlich gelöschter Daten, noch bedingt als zeitsparend einzustufen – ande­re Tätigkeiten, wie das Warten auf den Aufruf von Programmen oder den Aus­druck von Tex­ten, kosten, ebenso wie das nochmalige Überarbeiten von Tex­ten, kostbare Zeit. Und fast 14 % der Ar­beitszeit am Computer entfällt auf das Installieren, Überarbeiten bzw. Löschen von Datenbeständen, das Freima­chen der Festplatten oder auf die Wartezeit die vergeht, bis ein neues Programm fehlerfrei läuft.

Auf den Punkt brachte es einmal Gary Loveman, Professor an der Harvard Business School. Er ging u.a. der Frage nach, warum denn PCs im­mer wieder die Produktivität der an ihnen arbeitenden Menschen hemmen, anstatt sie zu erhöhen und fand heraus, daß der PC die Möglichkeit bietet, auf ein­fachste Art und Weise, eine endlose Zahl von Verbesserungsmöglichkeiten an Doku­menten, Formularen, Abrechnungen usw. vorzunehmen. Diese ‚guten Taten‘ sind dann aber so zeitaufwendig, daß die Produktivität sinkt.

Wohl dem, der da auf das ‚Pareto-Prinzip‘ vertraut hatte. Wie bitte? Was das ‚Pareto-Prinzip‘ ist? – Nun, diese Antwort finden Sie in diesem Beitrag!

Geschrieben von und © 1995 für Rainer W. Sauer / CBQ Verwaltungstraining